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会议与宴会

资源规划

在规划会议时,您需要更详尽地了解哪些因素?本节内容为您精心编排,让您为未来的大型会议或活动做足万全准备。

只需打印此页,并对各项条件如地点选择、设备、预算考量及其他更多内容一一核对。一旦您确定项目组合,请点击“提案请求”,我们将会在下一个工作日给您满意的答复。

1.    如何选择会议地点
当您要为下次的会议或活动选择举办地点时,列入考量范围之内的不应只是预算。例如列席人员、来自何方、人数多少等都应包括在内,并对所有候选地点询问下列问题:

适宜性

1.   该场地是否符合公司的企业形象?
2.   它能否受列席人员的欢迎?

位置
1.   该场地对与会人员来说是否方便?

 实用性
1.   在指定日期内,该场地是否可用?
2.   在指定日期内,该场地其他设施,如仪器设备、住宿等…是否可用?
3.   如果您要更改会议日期,更改几率有多大?


规模
1.   席位容量是否足够?
2.   会议室规模是否足以让与会人员觉得舒适愉快?
3.   会议室规划是否合理?演讲者是否能纵观全场,视线无阻?

设施
1.   如有需求,该场地能否备有各式客房?
2.   该场地能否提供投影仪、电子白板、文具等?
3.   该场地能否提供无线局域网连接?他们是否提供复印/传真服务?
4.   如有需求,该场地能否提供笔记型电脑或个人电脑?
5.   该场地能否提供各式茶点、茶/咖啡/餐点?
6.   素食者、纯素主义者及有特定饮食要求的人士能否得到妥善安排?
7.   该场地能否提供足够的停车位?
8.   房间内是否通风良好及有温度调节装置?
9.   残障人士能否得到特别照顾?
10.  该场地是否备有餐厅或酒吧,以供会议后的交流和进行娱乐活动?
11.  该场地是否备有运动和休闲设施,如游泳池或健身房?
12.  如有需求,该场地能否提供住宿?

成本
1.   场地费是否列入这次会议的预算范围之内?
2.   整体成本(包括所有额外费用)能否媲美其他献议/选项(如:酒店住宿地点与会议或用餐地点是否一致)?
3.   是否有隐性成本?
4.   何时需要付款?
5.   是否需要先付按柜金,如是,多久之前需付及金额是多少?

6. 取消政策如何?您会否获得全额或部分退款?

关 于上述众多问题,您只需浏览该场地的网站即可获得解答,并可要求回复。如果您从未使用过该场地,您也许想要咨询其他曾经在那里举行过会议的公司,听取意 见,吸取经验。如果这次的会议或例会非常重要,您也许希望能亲自到访该场地,以获得各方面的第一手资料,如布局、适宜性以及尤为重要的——管理层与员工的服务态度。

在一天结束后,一定想要让会议物尽其用,而不会让与会人员有所欠缺,留下遗憾。因此,花些时间谨慎选择是有必要的。

 

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