|
会议与宴会
资源规划
2.场地鉴定之特殊考量
除了场地的选择清单，您一定也想掌握本次会议的性质，以便将任何有关所选场地的其他事项纳入考量。 例如，如果您用此场地来向主要客户展示新产品，您可能希望能拥有立体视像显示器。这一项必须在选择场地时弄清楚，并纳入清单中。
如果这次会议的主题是团队建设活动，那么该场地就需要提供可以进行体育、娱乐及社交活动的额外设施，以迎合团队建设的需求。
若出席会议或研讨会的不是公司的雇员，您需要该场地设置一个接待处，以便各方代表可以在此登记并领取他们的名牌、手册及会议章程等。
如果要接待国际与会者在此召开国际级的各类会议，该场地必须能够满足他们可能提出的任何要求，如饮食喜好、观光及各种旅游活动的安排。
在提上议事日程之前，应针对即将举行的会议，列出所有相关的特殊考量，并纳入场地选择清单中。
3．会议室设备清单
会议室可能需要的设备：
1. 投影仪
2. 幻灯机
3. 影片放映机
4. 投影支架
5. 投影仪遥控器
6. 屏幕
7. 视频设备：录影带、DVD光盘、电话会议
8. 麦克风
9. 收音机
10. 电脑
11. 鼠标
12. 辅助设备：镭射指示器、挂图、幻灯托盘
13. 照明设备
14. 扩音器
有关会议室设备所应考量的种种问题：
1. 有多少个电脑连线接头？
2. 是否有无线上网功能？
3. 电力是否充足？
4. 电器设施是否图表化？
5. 是否配有内置的音响系统？
6. 室内音效是否耐用？楼层内是否有其他音效设施？
7. 天花板高度是否适合使用投影仪？
8. 是否有远程灯光控制系统？
9. 窗户是否可以盖上遮板或窗帘？
10. 可否提供额外的设备？
11. 能否提供支援来应付维修问题？
12. 谁会为设备提供安全服务？
13. 谁会为设备的丢失、偷窃及损坏负责？
14. 急需设备的需求能否达成？有什么额外费用？
15. 会议召开前可否先进入会议室进行准备工作？
4．国际会议之特殊考量
无论您是接待其他国家分行的同仁，还是接待到访的外国客户，一定要将举办国际会议的特殊考量铭记于心。
即使本次会议的主办者已对国际访客的特殊考量有所了解，但重要的是，每个筹办会议的参与者，以及所有出席会议的当地员工，都必须谨记下列事项：
国际访客：
1. 不同的国家有其独特的风俗习惯，重要的是知道该国的禁忌事项，以避免做出/说出冒犯对方的事。
2. 当访客抵达时，应给予热烈的欢迎，并派专人负责他们的饮食起居，以确保访客宾至如归。
3. 如果访客远道而来，时差的调整、睡觉补眠的需求或时间的差异，都应在规划会议时纳入考量的范围之内。
4. 事先应掌握访客的口味喜好及对食物的要求，以确保该场地能提供令他们满意的饮食。
非英文国家访客：
1. 需要注意的是，若访客的英语不甚流利，您必须确保完全了解他/她所要表达的内容。
2. 在正式场合中，尤其是在商谈的时候，切勿因英文口语不佳而犹豫迟疑或吞吞吐吐，以免引发不必要的误会。
3. 如果访客的英语确实不佳，应考虑聘请一名翻译员，但要确保该翻译员具有较高的资历与能力。
|
